HIP HUBでできること #048｜イベントのキャンセル規定と中止・日時変更の対応
イベントを主催していると、どうしても避けられないのが「予定どおりにいかない」場面です。参加者から「行けなくなった」と言われることもあれば、出演者の体調や会場の都合で、主催者側が日時を変えたり中止したりしなければならないこともあります。
そんなときに慌てないためには、事前にキャンセル規定を決め、仕組みを理解しておくことが大切です。この記事では、HIP HUBのイベントのキャンセル規定の設定と考え方、参加者がキャンセルするときの流れ、中止や日時変更のときの通知と返金の扱いを、主催者向けに解説します。
キャンセル規定の仕組み
HIP HUBでは、主催者がイベントごとにキャンセル規定を設定できます。参加者が自分でキャンセルの手続きをできるのは、主催者がキャンセル規定を設定している場合だけです。規定がないイベントでは、参加者は自分でキャンセルできません。
キャンセル規定は「開催◯日前から◯%」という形で、最大5段まで設定できます。そして、イベントの開始時刻を過ぎた後のキャンセル料は100%です。たとえば次のような段階を組むイメージです。
- 開催14日前から：キャンセル料◯%
- 開催7日前から：キャンセル料◯%
- 開催前日から：キャンセル料◯%
- 開始時刻以降：100%
参加者がキャンセルするときは、手続きの前に戻ってくる金額が表示されるので、参加者は納得したうえで手続きできます。ポイントで支払った分は、すぐにウォレットへ返金されます。なお、キャンセル料がかかる場合は運営の手数料もかかることがあるため、実際に戻る金額は手続き前の表示で確認してもらいましょう。
キャンセル規定を設定する手順と考え方
キャンセル規定は、イベントの作成・編集画面で、券種や販売期間とあわせて設定します。基本の流れは次のとおりです。
- アプリ下部の「投稿（＋）」から「イベント/チケット」を選び、イベントを作成（または編集）します。
- 券種と販売開始・終了日時を設定します。
- キャンセル規定の欄で、「開催◯日前から◯%」の段を設定します（最大5段）。
- 説明文にも、キャンセル規定の内容と、不明点があるときの案内先を分かりやすく書いておきます。
- 内容を確認して公開します。
規定の考え方は、イベントの性質によって変わります。席数が限られ、直前のキャンセルで空席が出ると困るイベントでは、開催に近づくほどキャンセル料を上げる段階を組むのが一般的です。一方、無料のワークショップや気軽に来てほしいパーティーでは、早い段階のキャンセル料を低めにしておくと、参加のハードルが下がります。
大切なのは、規定を購入前にはっきり示しておくことです。後から「知らなかった」とならないよう、イベントの説明文や告知ポストでも伝えておきましょう。
イベントを中止するとき
出演者の事情や会場の都合などで開催できなくなった場合は、イベントを「中止」にします。申込があるイベントは下書きに戻せないため、開催をやめる場合は編集画面で状態を「中止」にすることになります。
イベントを中止すると、参加者には全額が返金されます。参加者には中止の通知が届き、返金が完了すると返金完了の通知も届きます。キャンセル規定の段階にかかわらず全額返金になるので、主催者都合の中止でチケット代が参加者の負担になることはありません。
中止を決めたら、通知に加えて、なぜ中止になったのか、今後の予定はどうなるのかをポストで丁寧に伝えましょう。出演者のファンにも届くよう、出演者と内容をすり合わせておくと、余計な憶測を防げます。
中止を判断するときは、次の順番で進めると漏れがありません。
- 出演者・会場・スタッフと、中止の判断と理由を共有する
- 編集画面で状態を「中止」にする（参加者に通知が届き、全額返金される）
- ポストで中止の理由と今後の予定を告知する
- 振替公演を行う場合は、新しいイベントとして改めて作成し、決まり次第告知する
日時を変更するとき（「延期」の扱い）
HIP HUBのイベントには「延期」という状態はありません。日程を後ろにずらす場合は、イベントの日時変更として扱います。開始日時を変更すると、参加者に変更の通知が届きます。
通知が届く変更と、届かない変更があるので注意しましょう。
- 通知が届く変更：開始日時の変更、会場・開催形式・終了日時・受付開始日時の変更、中止。
- 通知が届かない変更：タイトルや説明文の修正。
つまり、説明文に「振替日程について」などの補足を書き足しても、それだけでは参加者に通知は届きません。重要な情報を追加したときは、ポストで改めて告知し、必要に応じて説明文も更新するという二段構えにしておくと確実です。日時変更で参加できなくなる人が出ることも想定し、その場合の扱いを告知文に明記しておきましょう。
日時変更のポストでは、「旧日時」と「新日時」を並べて書き、購入済みのチケットがそのまま使えるのか、参加できなくなった人はどうすればよいのかを一緒に案内しましょう。出演者にも同じ内容を共有してもらうと、ファンの間で情報が食い違うのを防げます。
注意点とよくあるつまずき
キャンセル・中止・日時変更まわりで、主催者がつまずきやすいポイントをまとめます。
- 規定を設定し忘れる：キャンセル規定がないと、参加者は自分でキャンセルできません。どんな小さなイベントでも、方針を決めて設定しておくと参加者も安心です。
- 「延期」と伝えて日時を入れない：延期の状態はないため、新しい日時が決まったら日時変更として設定します。日程未定のまま長く放置すると参加者が不安になります。
- 説明文の修正だけで済ませる：タイトルや説明文の修正では通知が届きません。重要な変更はポストでも告知しましょう。
- キャンセル料の数字を口頭で約束する：参加者に戻る金額は手続き前に画面に表示されるものが基準です。個別に別の約束をすると混乱のもとになります。
まとめ
HIP HUBのイベントでは、主催者が「開催◯日前から◯%」のキャンセル規定を最大5段まで設定でき、開始時刻以降は100%になります。規定がある場合に限り参加者は自分でキャンセルでき、戻る金額は手続き前に表示されます。中止の場合は全額返金、日程をずらす場合は「延期」ではなく日時変更として扱い、変更の通知が届きます。
規定を購入前にはっきり示し、変更があったときは通知とポストで丁寧に伝える。この基本を押さえておけば、予定どおりにいかない場面でも、参加者との信頼を保ちながら対応できます。
よくある質問
Q. HIP HUBのイベントで参加者が自分でキャンセルできるのはどんなときですか？
主催者がキャンセル規定を設定している場合だけです。手続きの前に戻ってくる金額が表示され、ポイントで支払った分はすぐにウォレットへ返金されます。
Q. 主催者がイベントを中止したら、参加者への返金はどうなりますか？
イベントを中止すると、参加者には全額が返金されます。参加者には中止の通知と、返金完了の通知が届きます。
Q. イベントを延期したい場合はどうすればいいですか？
HIP HUBには「延期」の状態がないため、開始日時の変更として扱います。日時を変更すると参加者に通知が届きます。
