顧客管理がExcelのままだと起きる問題と、一元化のはじめ方

名刺は名刺入れに、メールのやり取りは受信トレイに、契約書はPDFフォルダに。取引先の情報がバラバラの場所に保存されていると、いざ連絡を取ろうとしたときに「あの人の連絡先、どこだったっけ」と探す時間が発生します。

Excel管理の限界

顧客情報をExcelでまとめている事業所は今でも多いはずです。ただ、Excelでの管理には、端末をまたいだ管理のしにくさという弱点があります。パソコンのファイルを更新しても、外出先のスマホでは古い情報を見ていた、ということが起こりがちです。また、対応履歴や商談メモまでExcelに書き込もうとすると、行や列が増えすぎてかえって見づらくなってしまいます。

一元化すると何が変わるのか

BackStageの顧客管理機能では、取引先の基本情報や支払いサイクル、メモに加えて、その取引先への請求履歴も顧客の画面から確認できます。「この取引先に前回いくら請求したか」「どんな取引条件だったか」といった情報を、パソコンでもスマホでもすぐに確認できる状態にしておけることが、対応の抜け漏れを防ぐ土台になります。

情報を一箇所にまとめる効果

顧客情報と取引履歴が同じ場所にあると、新しく見積書を作るときにも過去のやり取りをすぐに参照できます。これは単に検索の手間が減るというだけでなく、取引先ごとの取引条件や単価の一貫性を保つことにもつながります。

まとめ

顧客管理の一元化は、派手な機能ではありませんが、日々の業務における「探す時間」を確実に減らしてくれます。まずは今バラバラになっている顧客情報を、ひとつの場所に集めるところから始めてみてください。