BackStageでできること #29｜見積書のステータス管理で営業の打ち漏れを防ぐ
見積書を送ったあと、返事がないまま数週間が過ぎていた。成約したはずの案件の請求書を出し忘れていた。1人で仕事を回していると、こうした営業の「打ち漏れ」は誰にでも起こります。原因は能力ではなく、案件の状態をどこにも記録していないことにあります。
この記事では、BackStageの見積書にある7つのステータスの意味と使い分けを整理し、週1回の見直しで打ち漏れを防ぐ運用方法を紹介します。成約から請求までの流れや、社内メモで次の行動を残すコツもあわせて解説します。
見積書の7つのステータスとその意味
BackStageの見積書には、次の7つのステータスがあります。一覧画面はステータス別のタブで切り替えられるので、「いま追いかけるべき見積」をすぐに絞り込めます。
- 下書き：作成途中、または金額や内容をまだ確定していない見積
- 打合中：取引先とヒアリングや条件のすり合わせをしている見積
- 送付済：正式な見積書として取引先に送り、返事を待っている見積
- 成約：発注が決まり、作業に入る（または入っている）見積
- 保留：取引先の予算や時期の都合で、検討が止まっている見積
- ボツ：失注した、または取引先が見送った見積
- 請求済：請求書へ変換済みの見積。変換すると自動でこのステータスになります
ポイントは、「送付済」と「保留」を放置しないことです。この2つは、自分が動かないと前に進まない案件の置き場所だからです。
ステータスの使い分けの判断基準
迷いやすいのが「打合中」と「送付済」の境目です。目安として、金額を含む正式な見積書を取引先に渡した時点で「送付済」にします。電話や打合せで概算を伝えただけの段階は「打合中」のままにしておくと、正式な提案がまだ済んでいない案件が一目で分かります。
「保留」と「ボツ」の境目は、再開の可能性があるかどうかです。「来期の予算で検討したい」「担当者が戻ってから」など、再開の時期や条件が見えているものは保留にします。はっきり断られた、または何度連絡しても反応がないものはボツにして、一覧から外します。ボツにした見積も削除せず残しておくと、後から失注の傾向を振り返る材料になります。
「成約」は、受注が決まってから請求書を出すまでの間の状態です。成約タブは、そのまま「請求待ちリスト」として使えます。作業が終わったのに成約のまま残っている見積があれば、それは請求漏れの候補です。
週1回の見直しルーティンの手順
ステータスは付けるだけでは効果がありません。週に1度、決まった曜日に次の順番でタブを見直すだけで、打ち漏れの大半は防げます。
- 見積一覧の「送付済」タブを開き、送付から1週間以上たっても返事がない見積を確認します。
- 必要な見積は取引先に確認の連絡を入れ、結果に合わせてステータスを「成約」「保留」「ボツ」のいずれかに変更します。
- 「保留」タブを開き、社内メモに書いた再開の目安を過ぎているものがないかを確認します。
- 「成約」タブを開き、作業が完了した案件を見積詳細から請求書へ変換します。変換すると見積は「請求済」になります。
- 最後に「下書き」と「打合中」を見て、止まったままの見積がないかを確認します。
見積書には有効期限も設定できます。有効期限を入れておくと、追いかけるタイミングの目安になり、取引先にとっても判断の期限が分かりやすくなります。
送付済の見積に確認の連絡を入れるときは、「ご検討状況はいかがでしょうか」と単に返事を急かすより、「ご不明点や、範囲・納期の調整のご相談があればお気軽にお知らせください」のように、相手が返事をしやすい入口を添えるのがコツです。予算が合わずに止まっている案件なら、作業範囲を絞った別案の見積を下書きで用意しておくと、次の連絡で提案につなげられます。
社内メモで「次のアクション」を残す
ステータスは案件の「状態」を表しますが、「次に何をするか」までは表せません。そこで役立つのが、見積ごとに複数残せる社内メモです。社内メモは最大2,000字で、取引先には表示されません。
たとえば「10/15 電話。社内稟議中、10/25ごろ回答予定」「保留：来年4月の予算で再検討。3月中旬に連絡」のように、日付と次の行動をセットで書いておきます。週1回の見直しのときにメモを読めば、案件ごとの経緯を思い出す時間がほとんどかからなくなります。ボツにした見積には「価格で他社に決定」「時期が合わず」など失注の理由を短く残しておくと、次の見積の出し方を考えるヒントになります。
よくあるつまずきと注意点
1つ目は、着手金と残金のように、1つの見積を複数回に分けて請求したいケースです。見積から請求書への変換は1つの見積につき1回だけで、二重に変換することはできません。分割で請求する場合は、1回目を変換で作り、2回目以降は請求書を新規作成するか、あらかじめ見積を分けておくとスムーズです。
2つ目は、プランの上限です。Freeプランは見積書・請求書がそれぞれ月3件、Proプランは月10件までです。見積を出す件数が多い時期は、上限に近づくと通知が届くので、プランの見直しも検討しましょう。
3つ目は、ステータスの更新を後回しにすることです。返事をもらったその場で更新しないと、一覧が実態とずれ、結局は記憶に頼ることになります。電話を切ったら、すぐにアプリでステータスとメモを更新する習慣をつけましょう。スマホアプリとWebでデータは共有されるので、外出先からでも更新できます。
見積一覧はWebからCSVとして出力することもできます。月末に出力して表計算ソフトで集計すれば、送付した見積のうち何件が成約したかといった振り返りにも使えます。生成されたダウンロードリンクは3日で失効するので、早めに保存しておきましょう。
まとめ
見積書のステータス管理は、案件を「どこに置くか」を決める作業です。送付済と保留は自分が動く案件、成約は請求待ちの案件、ボツは振り返り用の記録と位置づけるだけで、一覧画面がそのまま営業の行動リストになります。
週1回、送付済・保留・成約の順にタブを見直し、社内メモに次のアクションを書き残す。この小さな習慣が、取りこぼしていた売上を確実に拾うことにつながります。
よくある質問
Q. 見積書のステータスはいくつありますか？
下書き・打合中・送付済・成約・保留・ボツ・請求済の7つです。請求済は見積書を請求書へ変換したときに自動で付きます。
Q. 1つの見積書から請求書を2回作れますか？
できません。見積から請求書への変換は1回だけで、二重変換はできない仕様です。分割で請求する場合は、2回目以降を新規作成するなどで対応してください。
Q. 社内メモは取引先に見えますか？
見えません。社内メモは見積書・請求書ごとに複数残せる自分用のメモで、最大2,000字まで書けます。
