電子帳簿保存法の書類管理、何をすればいいのか

電子帳簿保存法という言葉は聞いたことがあっても、実際に何をすればいいのか分からないという方は少なくありません。特に、メールやWebサイトからダウンロードした請求書・領収書といった「電子取引データ」の保存については、対応が必須となっています。

電子取引データは電子のまま保存する

電子帳簿保存法における電子取引データ保存の要件で押さえておくべき基本は、メールで受け取った請求書のPDFなど、電子的に授受した取引情報を紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存するという点です。以前は紙に出力して保存することも認められていましたが、現在は電子データでの保存が原則となっています。

実務でつまずきやすいポイント

データを保存すること自体は難しくなくても、「あとから検索できる状態」にしておく必要がある点でつまずくケースが目立ちます。取引年月日・取引金額・取引先で検索できるようにファイル名を整えたり、フォルダを分けて管理したりする運用ルールを、日々の業務の中で継続する必要があります。

発行側としても意識しておきたいこと

自社が請求書や領収書を電子データで発行する場合も、受け取った取引先が適切に保存できるよう、ファイル形式や記載項目を分かりやすく整えておくことが望ましいといえます。BackStageで発行した請求書はシステム上に履歴として残るため、発行側としては、あとから該当の取引を探しやすい状態を保ちやすくなります。なお、BackStageの利用だけで電子帳簿保存法の要件を満たせるわけではないため、保存方法は国税庁の情報や税理士にご確認ください。

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、一度ルールを決めて運用に組み込んでしまえば、それほど大きな負担にはなりません。まずは自社がどのような電子取引データを扱っているかを洗い出すところから始めてみてください。