見積書作成にかかる時間を半分にする方法｜BackStageの見積機能でできること

見積書を作るたびに、過去のファイルを探して数字だけ書き換えている。そんな作り方を続けていると、宛先や品目の書き換え漏れに気づかないまま送ってしまうことがあります。取引先ごとにファイル名がバラバラで、どれが最新版か分からなくなった経験がある方も多いのではないでしょうか。

見積書がバラバラになる原因

原因の多くは、見積書を「文書」として個別に管理していることにあります。WordやExcelで作った見積書は、保存場所・命名ルール・テンプレートの更新が担当者ごとに異なりやすく、時間が経つほど管理が煩雑になっていきます。特に案件が増えてくると、同じ取引先に対して微妙に単価の違う見積書を出してしまうというトラブルも起こりがちです。

テンプレート化で防げること

BackStageでは、屋号や連絡先、登録番号などの発行者情報を設定しておけば、顧客を選んで明細を入力するだけで見積書を作成できます（ロゴ・印影の挿入はプロプラン以上）。過去に作成した見積書はステータス別の一覧に残るため、以前の見積内容を確認したいときもファイルを探し回る必要がありません。

見積から請求への流れをつなげる

見積書が通ったあと、同じ内容で請求書を作り直すのも地味に手間のかかる作業です。BackStageでは、成約した見積書をもとに請求書へそのまま変換できるため、品目や金額を再入力する手間と、入力ミスのリスクを同時に減らせます。

まとめ

見積書作成の手間は、1件あたりで見ると小さく感じても、月に何十件と発行していると無視できない時間になります。書式の統一と履歴管理、そして請求書への連携という3つのポイントを押さえるだけで、見積業務にかかる時間は大きく変わります。