BackStageでできること #33｜入金確認を毎朝5分で終わらせるルーティン
請求書を出したあと、入金の確認はどうしていますか。月末にまとめて通帳と請求書を見比べる方法だと、未入金に気づくのが数週間遅れることもあります。気づいたときには取引先の担当者も経緯を覚えておらず、連絡のハードルが上がってしまいます。
この記事では、BackStageの入金待ち・期限超過のタブ、支払期限当日のプッシュ通知、入金済みボタンを組み合わせて、入金確認を毎朝5分で終わらせるルーティンを紹介します。金額が合わないときの確認ポイントや、入金日の記録に関する注意点もあわせて解説します。
入金確認は「毎日少しずつ」が一番ラク
入金確認をまとめて行うと、1件ごとに「この入金はどの請求書の分か」を思い出す作業が発生し、時間がかかります。毎朝その日に関係する数件だけを確認するほうが、1回あたりの作業は小さく、照合ミスも起こりにくくなります。
BackStageには、入金確認の「きっかけ」を自動で知らせる仕組みがあります。支払期限が今日の未入金の請求書がある場合、毎朝9:00にモバイルアプリへプッシュ通知が届きます。また、毎日1:00に支払期限を過ぎた未入金の請求書が「期限超過」に切り替わり、アプリ内のベル（設定によってはメールでも）で本人に知らされます。この2つの通知を、朝のルーティンの合図にします。
ルーティンを支えるのは通知です。設定の通知画面では、メール・アプリ内ベル・プッシュの各チャネルのON/OFFを切り替えられ、入金確認、請求の期限超過、本日の入金予定といった通知がそれぞれのチャネルで届きます。支払期限当日のプッシュ通知はモバイルアプリに届くため、スマートフォンにアプリを入れてプッシュ通知を許可しておきましょう。
毎朝5分の入金確認の手順
銀行の入出金明細はBackStageと自動では連携しないため、銀行のアプリやWebで入金を確認し、BackStageで記録する流れになります。
- 朝、BackStageのプッシュ通知とアプリ内のベルを確認し、今日が支払期限の請求書と、新たに期限超過になった請求書があるかを見ます。
- ダッシュボードで「入金待ち」の一覧と入金待ちの合計、期限超過の件数を確認します。
- 銀行のアプリで、前日からの入金を確認します。
- 入金があった請求書をBackStageで開き、金額が一致していれば「入金済み」ボタンを押します。
- 請求書一覧の「期限超過」タブを開き、入金が確認できない請求書がないかを確認します。あれば、その日のうちに取引先へ連絡する予定を立てます。
入金済みにすると、その請求書は入金済みのタブへ移り、入金確認の通知が届きます。慣れてくると、通知がない日はダッシュボードと銀行アプリを見比べるだけで1〜2分で終わります。
金額が合わないときの確認ポイント
入金額が請求額と合わないときは、慌てて連絡する前に、次の3つを確認しましょう。
1つ目は源泉徴収です。源泉徴収の対象となる報酬では、取引先が所得税と復興特別所得税を差し引いて振り込みます。Proプラン以上で源泉徴収をONにした請求書なら、合計欄の「お支払金額」と比べます。
2つ目は振込手数料です。取引先によっては、振込手数料を差し引いて振り込むことがあります。契約や取引条件で手数料の負担をどう決めたかを確認し、差額の理由が分かったら、請求書の社内メモに「振込手数料○○円差引で入金」と書き残しておきます。
3つ目は振込名義と入金のまとめ方です。会社名と振込名義が違ったり、複数の請求書の分がまとめて1回で振り込まれたりすることがあります。金額の合計で照合し、どの請求書の分かをメモしておくと後から迷いません。
なお、BackStageには一部入金や分割入金を管理する機能はありません。請求額の一部だけが振り込まれた場合は、入金済みにする前に取引先へ確認し、経緯を社内メモに残しておきましょう。
入金済みボタンと入金日の注意点
BackStageの入金済みボタンは、操作した日の日付を入金日として記録します。入金済みボタンを二度押しても、最初に記録された入金日が上書きされることはありません。そのため、入金を確認したらその日のうちにボタンを押すのが、正確な記録を残すための一番のコツです。毎朝のルーティンにしておけば、入金日と記録日がずれるのは最大でも1日程度に収まります。
休暇などで数日確認できなかった場合は、入金済みにしたうえで、社内メモに実際の入金日を書いておくと安心です。なお、期間分析（Pro以上）の売上は入金日基準で集計されるため、記録が遅れると月の境目で売上の月がずれることがあります。
また、入金済みにした請求書は削除できません。入金によって売上が確定したものとして扱われるためです。押し間違えたときは請求書を編集して対応でき、変更の内容は変更履歴に記録されます。
週に1度は「入金予定」全体を見渡す
毎朝のルーティンは「今日と昨日」の確認に絞ったものです。これに加えて、週に1度は入金待ちの請求書全体を見渡す時間をとると、資金繰りの見通しが立てやすくなります。ダッシュボードには入金待ちの合計と入金予定の件数、期限超過の件数が表示されるので、まずはこの3つの数字の推移を見るだけでも十分です。
入金待ちの一覧で支払期限を確認しながら、来週以降に入金予定がまとまっている取引先や、支払期限が先の大きな請求書を把握しておけば、経費の支払いや設備の購入のタイミングも判断しやすくなります。顧客詳細画面の請求履歴を見れば、取引先ごとに入金が遅れがちかどうかも振り返れます。
まとめ
入金確認は、月末にまとめるより毎朝少しずつ行うほうが、作業も照合ミスも少なくなります。支払期限当日のプッシュ通知と期限超過の通知を合図に、ダッシュボードと銀行アプリを見比べ、入金を確認したらその日のうちに入金済みボタンを押す。この5分のルーティンで、未入金に気づくのが遅れることはほとんどなくなります。
金額が合わないときは、源泉徴収・振込手数料・まとめ払いの3点を確認し、経緯を社内メモに残しておきましょう。
よくある質問
Q. 入金予定の通知はいつ届きますか？
支払期限が今日の未入金の請求書がある場合、毎朝9:00にモバイルアプリへプッシュ通知が届きます。通知設定でON/OFFを切り替えられます。
Q. 銀行口座と連携して自動で入金済みにできますか？
できません。BackStageには銀行口座の自動連携はないため、銀行のアプリで入金を確認し、請求書の入金済みボタンで記録します。
Q. 入金済みボタンを押すと入金日はどうなりますか？
操作した日の日付が入金日として記録されます。入金を確認したら、その日のうちにボタンを押すのがおすすめです。
