BackStageでできること #32｜支払期限の決め方と月末締め翌月末払いの設定
請求書を作るたびに「支払期限はいつにしよう」と迷っていませんか。取引先によって「月末締め翌月末払い」「納品後30日以内」「その場で現金」など支払いのルールはばらばらで、相手のルールと違う期限を書くと、確認の連絡が来たり、入金が想定より遅れたりします。
この記事では、支払期限の決め方の基本と、よく使われる「月末締め翌月末払い」の日付の数え方を整理します。そのうえで、BackStageで顧客ごとの支払いサイクルを記録し、見積から変換した請求書の支払期限を正しく調整する手順を紹介します。
支払期限は「取引先の支払いサイクル」に合わせる
個人事業主やフリーランスの場合、支払期限は自分の都合よりも取引先の支払いサイクルに合わせて決めるのが現実的です。多くの企業は、月に1〜2回の決まった日にまとめて支払いを行っています。そのサイクルと違う期限を請求書に書いても、実際の支払いは取引先のルールどおりになることがほとんどです。
そのため、取引を始めるときに「締め日と支払日」を確認し、記録しておくことが大切です。契約書や発注書に書かれていればそれに従い、書かれていなければ担当者に「御社の締め日とお支払日を教えてください」と聞いておきましょう。最初に確認しておけば、毎回の請求で迷うことがなくなります。
なお、2024年11月に施行された、いわゆるフリーランス新法（フリーランス・事業者間取引適正化等法）では、フリーランスに業務を委託する発注事業者の側に、原則として給付を受領した日（成果物などを受け取った日）から60日以内のできる限り短い期間内で報酬の支払期日を定める義務があります。対象となる取引の範囲や詳細については、最新の情報を公正取引委員会や厚生労働省などの公式情報で確認するか、専門家に相談してください。
「月末締め翌月末払い」の日付の数え方
「月末締め翌月末払い」は、その月の末日までに発生した取引をまとめて締め、翌月の末日に支払うという意味です。たとえば10月15日に納品した仕事なら、10月31日で締められ、支払いは11月30日になります。10月1日に納品した仕事でも、支払いは同じ11月30日です。
請求書は、締め日である10月31日を請求日として発行し、支払期限を11月30日とするのが一般的です。支払日が土日祝日にあたる場合に前営業日に支払うか翌営業日に支払うかは取引先によって異なるので、これも最初に確認しておくと安心です。「20日締め翌月10日払い」のように締め日が月末でない場合も、考え方は同じです。
締め日がある取引先では、請求書を出すタイミングにも注意が必要です。納品のたびに請求書を出してもよい取引先もあれば、「締め日までの分を1枚にまとめてほしい」という取引先もあります。月の途中で複数回納品する場合は、まとめ請求がよいかどうかも合わせて確認しておくと、請求書の枚数やプランの月間上限の使い方も計画しやすくなります。
BackStageで支払いサイクルを記録する
BackStageの顧客情報には、「支払いサイクル」を登録する項目があります。選べるのは「月末締翌月末」「当日現金」「自由入力」の3種類です。自由入力を選んだ場合はメモの入力が必須で、「20日締め翌月10日払い」「月末締め翌々月15日払い」のように、取引先ごとのルールを書き残せます。
支払いサイクルは、請求書の支払期限を決めるときの手元の記録として使います。顧客詳細画面で基本情報と並んで確認できるので、請求書を作る前に一度見るだけで、その取引先に合った支払期限が分かります。取引先の経理担当者や支払日の土日祝の扱いなど、ほかに確認したことは顧客のメモ欄（最大5,000字）に書いておくと便利です。
変換した請求書の支払期限を調整する手順
見積書から請求書へ変換すると、請求日は変換した当日、支払期限は当日から30日後で作成されます。たとえば10月15日に変換すると、支払期限は11月14日です。これは取引先のサイクルとは関係なく入る初期値なので、必要に応じて調整します。
- 顧客詳細画面で、その取引先の支払いサイクルを確認します。未登録なら、この機会に登録しておきます。
- 見積書の詳細から請求書へ変換します。
- 作成された請求書を編集し、請求日を締め日（例：10月31日）に合わせる必要があるかを確認します。
- 支払期限を取引先の支払日（例：11月30日）に変更します。支払期限は請求日以降の日付である必要があります。
- 保存し、PDFの請求日と支払期限の表示を確認してから送付します。
「当日現金」の取引先なら、請求日と支払期限を同じ日にします。請求書を新規作成する場合も、同じように支払いサイクルを見てから支払期限を入力しましょう。
期限超過の判定と、よくあるつまずき
BackStageでは、毎日1:00に、支払期限を過ぎても入金済みになっていない請求書を自動で「期限超過」に切り替え、本人に通知します。支払期限の当日は期限内として扱われるため、11月30日が期限の請求書は、12月1日の1:00に期限超過になります。
よくあるつまずきの1つ目は、変換時の「請求日＋30日」のまま送ってしまうことです。取引先の支払日より前の日付が期限になっていると、実際には問題のない入金待ちなのに期限超過として通知され、本当に遅れている請求書との区別がつきにくくなります。
2つ目は、支払期限を取引先の支払日より遅く書いてしまうことです。入金は早く来ても困りませんが、期限超過の通知が遅れるため、本当に未払いが起きたときに気づくのが遅くなります。
3つ目は、支払日が土日祝日にあたる月です。前営業日払いの取引先なら問題ありませんが、翌営業日払いの取引先の場合、支払期限を月末のままにしておくと、正常な入金でも期限超過になることがあります。必要に応じて支払期限を実際の支払日に合わせておきましょう。
まとめ
支払期限は、取引先の締め日と支払日に合わせて決めるのが基本です。取引開始時にサイクルを確認し、BackStageの顧客情報に「月末締翌月末」「当日現金」「自由入力」のいずれかで記録しておけば、請求のたびに迷わずに済みます。
見積から変換した請求書は支払期限が請求日＋30日で入るため、送付前に取引先のサイクルに合わせて調整しましょう。正確な支払期限は、期限超過の通知を「本当に遅れている請求書」の合図として活かすための前提になります。
よくある質問
Q. 見積書から変換した請求書の支払期限はどうなりますか？
請求日は変換した当日、支払期限はその30日後で作成されます。取引先の支払いサイクルに合わせて、送付前に編集して調整してください。
Q. 顧客ごとの支払いサイクルはどこで設定しますか？
顧客情報の支払いサイクルで「月末締翌月末」「当日現金」「自由入力」から選べます。自由入力の場合はメモの入力が必須です。
Q. 支払期限の当日に入金がないと期限超過になりますか？
なりません。支払期限の当日は期限内として扱われ、翌日の1:00に未入金であれば期限超過に切り替わります。
