BackStageでできること #34｜期限を過ぎた請求書への催促：文例と送り方
支払期限を過ぎても入金がない。取引先との関係を考えると、どう連絡すればよいか迷い、つい数日、数週間と先延ばしにしてしまう。フリーランスや個人事業主にとって、催促はできれば避けたい仕事の1つです。しかし、期限超過の多くは取引先の確認漏れや社内手続きの遅れによるもので、早めに丁寧に連絡すれば、すんなり解決することがほとんどです。
この記事では、BackStageの期限超過通知を合図にした催促の流れと、メール送付を使った連絡の手順、段階ごとの文例を紹介します。なお、BackStageには取引先へ催促メールを自動で送る機能はありません。期限超過の通知が届くのはユーザー本人だけで、取引先への連絡は自分で内容を確認して送る形になります。
期限超過通知は「自分への合図」
BackStageでは、毎日1:00に、支払期限を過ぎても入金済みになっていない請求書を自動で「期限超過」に切り替えます。切り替わると、アプリ内のベル（設定によってはメールでも）で本人に通知が届き、請求書一覧の「期限超過」タブと件数のバッジにも反映されます。支払期限の当日は期限内として扱われるため、期限超過になるのは期限の翌日です。
この通知は、取引先に何かが送られたことを意味しません。「この請求書について、自分が確認と連絡をするタイミングが来た」という合図として受け取りましょう。自動で催促されない分、文面や送るタイミングを取引先との関係に合わせて自分で調整できます。
催促の前に確認しておくこと
連絡する前に、こちら側の見落としがないかを確認します。入金済みなのに記録を忘れていただけ、というケースは意外と多いものです。
- 銀行の入出金明細を改めて確認する（振込名義が会社名と違う、複数の請求書分がまとめて振り込まれている、など）
- 源泉徴収や振込手数料で金額が変わっていないかを確認する
- 請求書の支払期限が取引先の支払日と合っていたかを確認する（支払日より前の日付になっていないか）
- 請求書を確かに送付したかを、変更履歴の送付記録で確認する
特に最後の点は重要です。BackStageのメール送付で送った請求書は、送付先が変更履歴に記録されます。送付の記録がなければ、取引先に届いていない可能性を考えて、催促ではなく「改めてのご送付」として連絡するのが適切です。
メール送付で催促する手順
BackStageのメール送付を使うと、請求書のPDFを添付したうえで、件名と本文を自由に編集して送れます。
- 請求書一覧の「期限超過」タブを開き、対象の請求書を選びます。
- 上の確認事項をチェックし、入金がないことを確かめます。
- 請求書の詳細から「メール送付」を開きます。宛先には顧客に登録したメールアドレスが初期値として入ります。
- 件名と本文を、後述の文例を参考に催促用の内容に書き換えます。本文を空欄にすると通常の送付用の定型文になるので、必ず自分で入力します。
- 送信します。請求書のPDFは自動で添付され、送付先は変更履歴に記録されます。
- 請求書の社内メモに「10/2 1回目の確認メール送付。返信待ち」のように日付と内容を残します。
段階別の催促メールの文例
1回目は、相手の確認漏れを前提にした、柔らかい確認の連絡にします。期限の翌営業日から数日以内に送るのが目安です。
1回目の文例
件名：お支払い状況のご確認（請求書番号○○○○）
本文：いつもお世話になっております。○○の△△です。先日お送りした請求書（件名：○○、支払期限：10月31日）につきまして、本日時点で入金の確認ができておりませんでしたので、ご連絡いたしました。行き違いでお手続きいただいている場合は、ご容赦ください。念のため請求書を再度添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
1回目から1週間ほどたっても反応がない場合は、2回目の連絡をします。お支払い予定日の確認を具体的にお願いするのがポイントです。
2回目の文例
件名：【再送】お支払い予定日のご確認（請求書番号○○○○）
本文：いつもお世話になっております。○○の△△です。10月31日がお支払期限の請求書につきまして、先日もご連絡いたしましたが、現時点で入金を確認できておりません。お手数ですが、お支払いのご予定日をお知らせいただけますでしょうか。社内でのお手続きに必要な書類などがございましたら、あわせてお知らせください。
2回目にも返信がない場合は、メールが担当者に届いていない可能性もあるため、電話で連絡するのが確実です。担当者が不在なら、経理の窓口に請求書の受領状況を確認してもらいましょう。電話の内容も社内メモに日付とあわせて残しておきます。
催促で気をつけたい注意点
1つ目は、感情的な表現を避けることです。強い言葉で責めると、その後の取引に影響しかねません。「入金を確認できていない」という事実と、「いつ支払っていただけるか」という確認に絞って伝えます。
2つ目は、連絡の記録を残すことです。いつ、誰に、どんな方法で連絡したかを社内メモに残しておけば、長引いたときにも経緯を説明できます。メール送付の記録は変更履歴にも残ります。
3つ目は、入金が確認できたらすぐに入金済みにすることです。期限超過のまま放置すると、本当に対応が必要な請求書との区別がつかなくなります。入金済みにすると入金日には操作した日の日付が記録されるので、確認したその日に押しましょう。長期間の未払いが続き、法的な対応を検討する段階になった場合は、弁護士などの専門家に相談してください。
まとめ
期限を過ぎた請求書への催促は、早めに、丁寧に、事実ベースで行うのが基本です。BackStageの期限超過通知は取引先への自動催促ではなく、自分が動くタイミングを知らせる合図です。通知が届いたら入金と送付の記録を確認し、メール送付で件名と本文を整えて連絡しましょう。
1回目は確認漏れを前提にした柔らかい文面で、2回目はお支払い予定日の確認を具体的にお願いする。それでも反応がなければ電話に切り替える。この段階を決めておくだけで、催促の心理的な負担はぐっと軽くなります。
よくある質問
Q. BackStageは取引先に自動で催促メールを送りますか？
送りません。期限超過の通知が届くのはユーザー本人だけです。取引先への連絡は、請求書のメール送付から件名と本文を編集して自分で送ります。
Q. 期限超過になるのはいつですか？
支払期限の当日は期限内として扱われ、翌日の1:00に未入金であれば期限超過に切り替わり、本人に通知が届きます。
Q. 催促メールにも請求書のPDFを添付できますか？
はい。請求書の詳細からメール送付を使うと、PDFが自動で添付されます。件名と本文は送信前に自由に編集できます。
