BackStageでできること #35｜送付後に請求書を直すときのマナーと変更履歴
請求書を送ったあとで、金額の入力ミスや宛名の誤りに気づいた。あるいは取引先から「数量が違う」「件名を変えてほしい」と連絡が来た。請求書の修正は珍しいことではありませんが、直し方や伝え方を誤ると、取引先の経理処理を混乱させたり、信頼を損ねたりする原因になります。
この記事では、送付後に請求書を直すときのマナーと手順を整理し、BackStageの変更履歴を使って「いつ・何を・どう変えたか」を説明できるようにする方法を解説します。あわせて、入金済みの請求書が削除できない理由と、削除ではなく修正を選ぶべき理由も紹介します。
修正の前に確認すること
まず、誤りの内容と影響の範囲を確認します。金額や税率の誤りは取引先の支払額と経理処理に直結するため、最優先で対応が必要です。一方、件名の言い回しや備考の表現の修正なら、取引先の都合に合わせて落ち着いて対応すれば問題ありません。
次に、取引先の処理がどこまで進んでいるかを確認します。すでに社内の承認や支払いの手続きに入っている場合、こちらで勝手に直した請求書を送ると、どちらが正しいのか分からなくなります。修正版を送る前に、担当者に一言連絡して状況を確かめるのがマナーです。
宛先を取り違えて別の取引先に送ってしまった場合は、金額などの取引情報が関係のない相手に渡っていることになります。正しい相手に送り直すだけでなく、誤って送った相手にもすぐに連絡し、お詫びとともに受け取ったメールと添付ファイルの削除をお願いしましょう。再発防止のため、送付前に顧客情報のメールアドレスを確認する手順を自分のルールに加えておくと安心です。
インボイス制度のもとでは、適格請求書の記載事項に誤りがあった場合、発行した側が修正した請求書を交付することとされています。制度上の詳しい取り扱いについては、最新の情報を国税庁の公式サイトで確認するか、税理士などの専門家に確認してください。
BackStageで請求書を修正して送り直す手順
BackStageの請求書は、送付後でも編集できます。編集した内容は変更履歴に自動で記録されます。
- 取引先に、誤りがあったことと修正版を送ることを連絡し、処理の状況を確認します。
- 対象の請求書を開いて編集し、金額・明細・宛先などの誤りを直して保存します。
- 請求書の詳細で変更履歴を開き、変更前と変更後の内容が意図どおりに記録されているかを確認します。
- PDFを確認したうえで、メール送付から件名を「【修正版】請求書のご送付」などに変え、本文に修正点を書いて送ります。
- 社内メモに、修正の理由と取引先とのやり取りを日付とあわせて残します。
同じ請求書を編集するので、請求書番号は変わりません。取引先から見て「同じ請求書の修正版」であることが分かりやすく、二重に支払われるリスクも減らせます。
変更履歴で「いつ・何を・どう」を説明する
BackStageの請求書の変更履歴には、編集・入金登録・メール送付が自動で記録されます。顧客・件名・請求日・支払期限・ステータス・入金日・税率・小計・消費税・合計・備考・送付先・明細といった項目ごとに、変更前と変更後の内容が表示されます。
この記録があると、取引先への説明がとても具体的になります。たとえば修正の連絡では、「明細2行目の数量を3から2に修正し、小計が150,000円から100,000円、合計が165,000円から110,000円に変わりました」のように、変更履歴を見ながら正確に伝えられます。数か月後に「この請求書はいつ金額が変わったのか」と聞かれたときにも、記憶に頼らず答えられます。
修正を伝えるメールの本文は、次のような文面が参考になります。「先日お送りした請求書につきまして、明細の数量に誤りがございました。大変失礼いたしました。数量を3から2に修正し、ご請求金額は110,000円となります。修正版を添付いたしますので、先にお送りしたものは破棄していただけますと幸いです。」
入金済みの請求書が削除できない理由
BackStageでは、入金済みにした請求書は削除できません。入金によって売上が確定したものとして扱うためです。確定した売上の記録が後から消えてしまうと、確定申告の集計や会計ソフトへの仕訳の出力、期間分析などの数字が、実際のお金の動きと合わなくなります。
入金済みの請求書でも編集はでき、変更内容は変更履歴に残ります。入金済みにする操作を間違えた場合や、入金後に誤りが見つかった場合も、削除ではなく編集で対応し、その経緯を社内メモに残しておきましょう。入金後に金額を減らして返金するような場合は、消費税の扱いが別に関係することがあるため、専門家に確認すると安心です。
よくあるつまずきと注意点
1つ目は、未入金の請求書を削除して作り直してしまうことです。未入金の請求書は削除できますが、削除すると請求書そのものがなくなるため、修正の経緯を変更履歴で示すことができなくなります。BackStageの請求書番号は12桁の英数字でランダムに採番され、削除した番号は再利用されないため、作り直すと別の番号の請求書になります。取引先の手元に古い番号の請求書が残り、二重請求と誤解される原因にもなるので、送付済みの請求書は削除より編集で直すのが基本です。
2つ目は、修正したことを取引先に伝えずに新しいPDFだけを送ることです。どこが変わったのか分からないと、取引先は両方を見比べる手間がかかります。修正点を本文に具体的に書きましょう。
3つ目は、見積書から変換した請求書の修正です。見積書と請求書は別々の書類として残るため、見積の段階から条件が変わった場合は、見積書・請求書の社内メモに経緯を残しておくと、後から見返したときに見積と請求の金額の違いを説明しやすくなります。
まとめ
送付後に請求書を直すときは、まず取引先に連絡して処理の状況を確認し、同じ請求書を編集して修正版を送るのが基本です。BackStageの変更履歴には項目ごとの変更前と変更後が残るため、「いつ・何を・どう変えたか」を具体的に説明できます。
入金済みの請求書は売上が確定したものとして削除できず、編集の記録が残る仕組みです。削除して作り直すより、編集と変更履歴で経緯を残すことが、取引先との信頼と自分の帳簿の正確さの両方を守ることにつながります。
よくある質問
Q. 送付済みの請求書は後から編集できますか？
編集できます。編集した内容は変更履歴に、項目ごとの変更前と変更後として自動で記録されます。請求書番号は変わりません。
Q. 入金済みの請求書を削除できないのはなぜですか？
入金によって売上が確定したものとして扱うためです。入金済みの請求書も編集はでき、変更の内容は履歴に残ります。
Q. 請求書を削除して作り直すと番号はどうなりますか？
BackStageの請求書番号は12桁の英数字でランダムに採番され、削除した番号は再利用されません。作り直すと別の番号になるため、送付済みのものは編集で直すのがおすすめです。
