BackStageでできること #37｜「様」と「御中」の使い分けと請求書メールの書き方
請求書の宛名を「株式会社○○ 御中」にするか「○○様」にするか。普段あまり意識しない部分ですが、敬称の使い方を間違えると、取引先によっては細かい点まで見られていると感じられることがあります。請求書をメールで送るときの件名や本文も、毎回悩みがちなポイントです。
この記事では、「様」と「御中」の基本的な使い分けとよくある間違いを整理し、BackStageで顧客ごとに敬称を設定する方法を解説します。後半では、請求書をPDF添付でメール送付する手順と、件名・本文の文例を紹介します。
「様」と「御中」の基本ルール
「様」は個人に対して、「御中」は会社や部署などの組織に対して使う敬称です。請求書の宛名でいえば、特定の担当者個人に宛てる場合は「様」、会社や部署そのものに宛てる場合は「御中」を使います。
- 個人事業主や個人のお客様に送る：「山田太郎様」
- 会社に送り、担当者を特定しない：「株式会社○○ 御中」
- 部署に送る：「株式会社○○ 経理部 御中」
- 会社の担当者個人に送る：「株式会社○○ 経理部 山田太郎様」
よくある間違いが、「株式会社○○ 御中 山田太郎様」のように、御中と様を併記してしまう書き方です。担当者の名前を書くなら、会社名には御中を付けず、個人名に様を付けるのが基本です。また「株式会社○○ 様」のように会社名に様を付けた書き方も見かけますが、組織宛てなら御中にそろえるほうが無難です。
BackStageでの敬称の設定
BackStageでは、顧客ごとに敬称を「様」か「御中」から選んで登録できます。請求書のPDFの宛先には会社名と敬称、担当者名が入り、メール送付時の本文の宛名も会社名・担当者・敬称から作られます。
設定の目安は、担当者個人に宛てる取引先なら「様」、会社や部署そのものに宛てる取引先なら「御中」です。取引先によっては「請求書は経理部宛て、担当者名は書かないでほしい」「担当者名を必ず入れてほしい」などの指定があるので、最初の請求の前に確認し、顧客メモに書いておくと安心です。
個人事業主やフリーランス、個人のお客様に請求する場合は、会社名を空欄にして名前を登録し、敬称を「様」にするのが自然です。屋号で活動している相手なら、屋号を会社名の欄に入れるかどうかを本人に確認しておくと、宛名の書き方で迷わずに済みます。
設定を変えたら、実際にPDFを出力して宛先の表示を確認しましょう。会社名・担当者名・敬称の組み合わせによって見え方が変わるため、送付前に一度目で確かめるのが確実です。顧客を登録したばかりの取引先では、特にこの確認を習慣にしてください。
請求書をメールで送る手順
BackStageでは、請求書の詳細からメール送付ができます。見積書も同じようにメールで送れます。
- 顧客情報で、メールアドレスと敬称（様／御中）を確認します。
- 請求書を開き、PDFで宛先・金額・支払期限に誤りがないかを確認します。
- 請求書の詳細から「メール送付」を開きます。宛先には顧客のメールアドレスが初期値として入り、未登録の場合は入力します。
- 件名と本文を確認し、必要に応じて編集します。本文を空欄にした場合は定型文で送られます。
- 送信します。PDFは「invoice-請求書番号.pdf」というファイル名で自動添付されます。
- 送付先は請求書の変更履歴に記録されるので、送付後に念のため確認します。
送られるメールの本文には、請求書番号・件名・請求日・支払期限・請求金額が記載されます。取引先がメールを開いた時点で概要が分かるので、PDFを開く前に確認してもらいやすくなります。
件名と本文の文例
件名は、誰から何の書類が届いたかがひと目で分かるようにします。取引先の受信箱で埋もれないよう、自分の屋号と対象の期間や案件名を入れるのがコツです。
件名の例：「請求書送付のご案内（2026年9月分／○○デザイン事務所）」「【請求書】○○サイト制作の件／○○デザイン事務所」
本文の例：「株式会社○○ 経理部 山田様 いつもお世話になっております。○○デザイン事務所の佐藤です。9月分のご請求書をお送りいたします。添付のPDFをご確認のうえ、10月31日までにお振込みくださいますようお願いいたします。内容についてご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。今後ともよろしくお願いいたします。」
会社宛てに送る場合は、本文の冒頭の宛名を「株式会社○○ 御中」とします。担当者が決まっている場合でも、請求書のPDFの宛名とメールの宛名がそろっていると、取引先の社内でも処理がスムーズです。
メール送付で気をつけたいこと
1つ目は、送付先の確認です。初期値として入るのは顧客に登録したメールアドレスなので、担当者の異動や請求書の送り先の変更があった場合は、事前に顧客情報を更新しておきます。送り先を間違えると、金額などの取引情報が関係のない相手に届いてしまいます。
2つ目は、取引先に指定がある場合の対応です。郵送での原本を求められた場合、BackStageには郵送やFAXの機能はないため、PDFを印刷して自分で送付します。請求書の受け取り用のシステムやフォームを指定されている場合は、ダウンロードしたPDFをその方法で提出しましょう。
3つ目は、Freeプランの透かしです。FreeプランのPDFにはBackStageの透かしが入ります。取引先の印象が気になる場合や、ロゴ・印影を入れたい場合は、Proプラン以上を検討してください。
まとめ
敬称は、個人宛てなら「様」、組織宛てなら「御中」が基本で、両方を併記しないことがポイントです。BackStageでは顧客ごとに敬称を設定でき、PDFの宛先とメールの宛名に反映されます。初めての取引先では、PDFで宛先の表示を確かめてから送る習慣をつけましょう。
請求書のメールは、件名に屋号と期間や案件名を入れ、本文には支払期限と問い合わせ先を簡潔に書くのが基本です。メール送付を使えばPDFが自動で添付され、送付先も記録に残るので、送り忘れや送り間違いの確認もしやすくなります。
よくある質問
Q. 請求書の宛名は「様」と「御中」のどちらにすればいいですか？
担当者個人に宛てる場合は「様」、会社や部署などの組織に宛てる場合は「御中」を使います。御中と様は併記しないのが基本です。
Q. BackStageで敬称はどこで設定しますか？
顧客情報で「様」か「御中」を選んで登録します。請求書のPDFの宛先と、メール送付時の宛名に反映されます。
Q. 請求書をメールで送るとPDFは自動で添付されますか？
はい。請求書の詳細からメール送付を使うと、PDFが自動で添付されます。件名と本文は送信前に編集でき、本文が空欄なら定型文で送られます。
