BackStageでできること #43｜電子帳簿保存法と領収書のスマホ保存、紙の原本の扱い
「レシートはスマホで撮ったから、紙はもう捨てていいですか？」。経費管理アプリを使い始めた方からよく出る疑問です。答えは、どの制度の要件を満たした保存をしているかによって変わります。
この記事では、電子帳簿保存法の基本的な考え方と、BackStageで撮影・保存した領収書画像の位置づけ、紙の原本や電子で受け取った領収書の扱いについて、ユーザー自身が確認しておくべきポイントを整理します。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などを紙ではなく電子データで保存するためのルールを定めた法律です。一般に、次の3つの区分に分けて説明されます。
- 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿や書類を、データのまま保存するもの。
- スキャナ保存：紙で受け取った領収書などをスキャンや撮影で電子化して保存するもの。一定の要件を満たせば、紙の原本の代わりにできます。
- 電子取引データの保存：メールの添付PDFやWebからダウンロードした領収書など、電子で受け取った取引情報をデータのまま保存するもの。
このうち電子取引データの保存は、事業者に求められる義務とされています。一方、スキャナ保存は事業者が選んで行う制度で、解像度や記録の訂正・削除の管理、検索のしやすさなどの要件を満たした場合に、紙の原本を廃棄できる仕組みです。
BackStageに保存した領収書画像の位置づけ
BackStageでは、アプリで撮影した領収書の画像を、店名・日付・金額などの情報と一緒に保存できます。画像は本人だけが閲覧でき、表示には有効期限付きのリンクが使われます。領収書を削除すると、画像も一緒に削除されます。
ただし、BackStageは電子帳簿保存法の要件への適合を保証するものではありません。保存方法が法令の要件を満たしているかどうかは、利用者ご自身で確認する必要があります。BackStageに保存した画像は「経費を整理し、内容をすぐ確認できるようにするための記録」と考え、法令上の保存は別途確認する、という整理が安全です。
紙の原本はどうするか
紙で受け取ったレシートや領収書は、スキャナ保存の要件を満たしていることを自分で確認できない限り、原本を保管しておくのが基本です。撮影した後も、紙は捨てずに残しておきましょう。
保管の手間を減らすには、まとめ方を決めてしまうのがコツです。
- 月ごとに封筒を1つ用意し、撮影が終わったレシートを入れる。
- 封筒に「2026年10月 経費」のように年月を書く。
- 年が変わったら、1年分の封筒を箱やファイルにまとめる。
感熱紙のレシートは、封筒に入れたままでも時間とともに文字が薄くなっていきます。直射日光や高温を避け、ほかの紙と重ねて保管するなど、できるだけ劣化しにくい環境を選びましょう。文字が消えかけているものは、撮影した画像とメモで内容を補っておくと安心です。
BackStageの一覧は日付やキーワードで絞り込めるので、「あの支払いの原本を見たい」というときも、アプリで日付を確認してから該当月の封筒を探せば、すぐに見つけられます。
電子で受け取った領収書の扱い
ネット通販やクラウドサービスの利用料など、領収書をPDFやWeb画面で受け取るケースも増えています。こうした電子取引のデータは、紙に印刷して保存するのではなく、データのまま保存することが求められます。
BackStageの領収書に登録できる画像形式はJPG・PNG・HEIC・WebPです。PDFの領収書を経費として記録したい場合は、画面の画像などで内容を登録しつつ、元のPDFファイルは別途パソコンやクラウドストレージに保存しておきましょう。ファイル名を「20261005_取引先名_3300円」のように日付・取引先・金額で統一しておくと、後から探しやすくなります。
PDFの領収書は、メールの受信箱に置いたままにしがちです。メールは誤って削除したり、容量の整理で消してしまったりすることがあるため、受け取ったらすぐに保存用のフォルダへ移す習慣をつけておくと安全です。
電子化と保存のルーティン手順
BackStageでの記録と、紙・データの原本保存を両立させるための手順の例です。
- レシートを受け取ったら、アプリで撮影して内容を確認・保存します。
- 撮影済みの紙のレシートは、その月の封筒に入れます。
- PDFなどで受け取った領収書は、決めたフォルダに日付・取引先・金額のファイル名で保存し、必要に応じてBackStageにも記録します。
- 月末に、BackStageの一覧と封筒・フォルダの中身に漏れがないかを確認します。
- 年が明けたら、前年分の封筒とフォルダをひとまとめにして保管します。
注意点：保存期間と削除のタイミング
個人事業主の帳簿や書類には、保存期間の定めがあります。一般に、青色申告をしている場合は帳簿や決算関係書類、現金・預金の取引に関する書類などは原則7年、それ以外の書類は5年などとされ、白色申告の場合も書類の種類ごとに期間が決まっています。
- BackStageで領収書を削除すると画像も消えるため、保存期間中の領収書は安易に削除しないようにしましょう。
- 画像の差し替えはWeb版などから可能です。差し替える場合は、元の紙やデータが手元にあるかを確認してから行います。
- アカウントを削除すると保存しているデータも使えなくなるため、原本の保管は別に行っておくことが大切です。
保存期間は「申告期限の翌日から」など起算日にも決まりがあるため、年ごとに封筒やフォルダを分けておくと、期間を過ぎたものを判断しやすくなります。
電子帳簿保存法の要件や保存期間は、改正や個別の状況によって変わることがあります。最新の情報や個別の判断は、国税庁などの公式情報や税理士に確認してください。
まとめ
電子帳簿保存法には、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データの保存という区分があり、紙の原本を捨てられるのはスキャナ保存の要件を満たした場合に限られます。BackStageは要件への適合を保証するものではないため、撮影した後も紙の原本は保管し、PDFで受け取った領収書は元のデータを残しておきましょう。
BackStageは、経費の内容を整理してすぐに確認できる記録として活用し、法令上の保存は「封筒」と「フォルダ」で並行して行う。この二本立てが、いちばん安心できる運用です。
よくある質問
Q. BackStageで撮影したレシートの紙は捨ててもいいですか？
BackStageは電子帳簿保存法の要件への適合を保証していません。スキャナ保存の要件を満たしていることをご自身で確認できない限り、紙の原本は保管しておくのが基本です。
Q. PDFで受け取った領収書はBackStageに保存できますか？
領収書に登録できる画像形式はJPG・PNG・HEIC・WebPです。内容を画像で記録することはできますが、元のPDFファイルは電子取引データとして別途保存しておきましょう。
Q. BackStageで領収書を削除すると画像はどうなりますか？
領収書を削除すると画像も一緒に削除されます。保存期間中の領収書は安易に削除しないようにしましょう。
